Il regolamento interno e le policy aziendali

Il regolamento aziendale è uno strumento poco reclamizzato ma molto utile per la corretta ed efficiente gestione delle risorse umane.

E’ poco reclamizzato perché gli studiosi e gli operatori del diritto del lavoro tendono a focalizzare la propria attenzione su fonti diverse, come i testi normativi (direttive e regolamenti comunitari, principi costituzionali, leggi e atti equivalenti), gli atti amministrativi (decreti ministeriali, circolari e prassi applicative) e gli accordi collettivi (intese interconfederali, contratti nazionali di categoria, accordi territoriali e aziendali).

Queste fonti sono importanti per la gestione del rapporto di lavoro; ma è altrettanto cruciale, per una corretta gestione dei rapporti di lavoro, la scrittura di un regolamento aziendale (che si può definire, se vuole usare una terminologia al passo con i tempi, anche con sinonimi quali “policy” e “codice di condotta”).

Il regolamento aziendale è un atto che il datore di lavoro può redigere unilateralmente, come forma di esercizio del proprio potere di organizzare e dirigere la prestazione lavorativa; i contenuti che possono essere disciplinati dal regolamento aziendale sono molti.

L’azienda può disciplinare, innanzitutto, l’organizzazione dell’orario di lavoro, avendo cura però di verificare le previsioni eventualmente definite dagli accordi collettivi, nazionali e di secondo livello, applicabili al rapporto.

Un altro tema suscettibile di essere normato con il regolamento aziendale è il codice disciplinare.

Di norma, gli accordi collettivi stipulati a livello nazionale definiscono una casistica delle infrazioni rilevanti sul piano disciplinare, collegando alle diverse fattispecie anche le sanzioni applicabili. Queste casistiche possono essere specificate e integrare dall’azienda, con proprio regolamento, allo scopo di definire quali sono le condotte che possono dare luogo a provvedimenti disciplinari. La tipizzazione contenuta nel regolamento aziendale potrà essere messa in discussione dal giudice del lavoro, in caso di contenzioso sull’applicazione di una sanzione, ma comunque è utile per rafforzare i provvedimenti assunti dall’azienda.

Il regolamento aziendale è particolarmente utile anche per definire le procedure di gestione di alcune tematiche dotate di una grande complessità applicativa: le regole per la gestione dei veicoli e delle flotte aziendali, la procedure per l’approvazione dei viaggi, le regole per il rimborso delle spese.

Temi che spesso producono un conflitto in sede giudiziale, che spesso viene deciso in base all’esistenza di regole aziendali chiare e complete.

In alcuni casi, il regolamento aziendale non è solo utile in via di fatto, ma è munito di una specifica rilevanza giuridica.

E’ il caso dei controlli sull’utilizzo della posta elettronica e di Internet. Come noto, tutti gli strumenti che consentono un controllo a distanza della prestazione possono essere installati dal datore di lavoro solo se c’è un accordo con le rappresentanze sindacali o, in mancanza, con l’Ispettorato del lavoro, fatti salvi i casi nei quali l’apparecchiatura si può considerare come un indispensabile “strumento di lavoro”.

Lo strumento di questo tipo, anche quando è installato lecitamente, può essere utilizzato dal datore di lavoro per effettuare dei controlli solo quando esistono – e sono state diffuse a tutto il personale – apposite linee guida aziendali (il Garante Privacy le definisce anche “codici di condotta”) nelle quali è chiarita al personale che su alcuni strumenti – Internet, posta aziendale, ecc. – non può esserci “aspettativa di segretezza”.

A prescindere dalle interazione con la normativa sui controlli a distanza, i regolamenti aziendali sono particolarmente utili e opportuni per gestire l’utilizzo dei Social Media.

L’utilizzo diffuso di questi strumenti pone le aziende di fronte a problemi nuovi e impensabili solo 15 anni fa; come gestire l’attività del dipendente sui social media svolta durante di lavoro? Come evitare che vengano pubblicate informazioni riservate o, comunque, non destinate alla pubblicazione?

E soprattutto, come sanzionare eventuali usi distorti che vengono fatti dei social media? Tutte queste domande possono trovare una risposta efficace in un regolamento aziendale, nel quale il datore di lavoro definisce in anticipo le regole di condotta che devono essere seguito.

Fonte: lavoroeimpresa.com – Il Sole 24 Ore – G. Falasca